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對(duì)于工業(yè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，如要正確反映企業(yè)的資產(chǎn)、負(fù)債、成本，就必須合理地處理期末的“暫估入帳”業(yè)務(wù)。各個(gè)企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)、會(huì)計(jì)核算方式、會(huì)計(jì)環(huán)境以及業(yè)務(wù)人員的見(jiàn)解都不可能完全一致，因此各企業(yè)“暫估入帳”的具體操作方法也不盡相同，比如我所介紹的“暫估入帳”法就另有特色，因?yàn)樗鼘?shí)質(zhì)上是實(shí)價(jià)入帳。
有些大型公司使用的了MRPII或ERP系統(tǒng)，其中包含了物料模塊、應(yīng)付模塊、成本模塊、總帳模塊等，目前財(cái)務(wù)軟件也有這些模塊，并更易于操作，我所介紹的暫估入帳法就是建立在這樣的系統(tǒng)基礎(chǔ)上的，因此它是很方便借鑒的。
一、采購(gòu)入庫(kù)操作流程
應(yīng)付模塊中有一個(gè)采購(gòu)訂單界面，采購(gòu)部在簽訂采購(gòu)合同后，在正式采購(gòu)前須在系統(tǒng)的采購(gòu)訂單界面錄入訂單內(nèi)容，包括合同號(hào)、供應(yīng)商、材料編碼、材料名稱規(guī)格、價(jià)格、數(shù)量、到貨日期、運(yùn)輸及付款條款等，然后將合同正本交財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)部收到合同正本后對(duì)采購(gòu)訂單進(jìn)行復(fù)核，并將合同存檔。復(fù)核后的采購(gòu)訂單不能修改。系統(tǒng)中的采購(gòu)訂單是用于向供應(yīng)商訂貨的單據(jù)，其格式和內(nèi)容是可以編輯的。
在材料到達(dá)前采購(gòu)員在系統(tǒng)中根據(jù)采購(gòu)訂單自動(dòng)生成入庫(kù)單，并打印出來(lái)。一個(gè)采購(gòu)訂單可以分?jǐn)?shù)次入庫(kù)，即可以多次生成入庫(kù)單，但當(dāng)數(shù)量超過(guò)訂單限制時(shí)，系統(tǒng)將會(huì)報(bào)警，并將報(bào)警信息打印在入庫(kù)單上。采購(gòu)員在入庫(kù)單上簽字后將入庫(kù)單交倉(cāng)庫(kù)驗(yàn)收。
倉(cāng)庫(kù)驗(yàn)收入庫(kù)后在入庫(kù)單上簽字，將財(cái)務(wù)聯(lián)和采購(gòu)聯(lián)交采購(gòu)員，并在系統(tǒng)中確認(rèn)過(guò)帳，這時(shí)入庫(kù)材料就進(jìn)入了材料子系統(tǒng)了，公司就可以電話到這筆材料的入庫(kù)及庫(kù)存情況。
發(fā)票到達(dá)后，采購(gòu)員將發(fā)票單據(jù)、入庫(kù)單、申購(gòu)單等單據(jù)整理并粘貼好交財(cái)務(wù)部入帳。財(cái)務(wù)部將這些單據(jù)核對(duì)準(zhǔn)確無(wú)誤后，在系統(tǒng)中生成入庫(kù)憑證。
二、“暫估入帳”操作
至月末發(fā)票單據(jù)仍未到達(dá)的，財(cái)務(wù)部就需做“暫估入帳”操作了。
月末財(cái)務(wù)部將所有單據(jù)齊全的入庫(kù)單轉(zhuǎn)為入庫(kù)憑證，剩下未轉(zhuǎn)為入庫(kù)憑證的入庫(kù)單就是要“暫估入帳”的入庫(kù)單，為穩(wěn)妥起見(jiàn)，將這些需暫估入庫(kù)的入庫(kù)單清單發(fā)一份給采購(gòu)部備查。
通過(guò)程序支持，暫估操作是可以自動(dòng)化的，點(diǎn)擊系統(tǒng)中“暫估入帳”按扭，系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行暫估入帳操作。系統(tǒng)在入庫(kù)單信息上加注暫估標(biāo)記，在應(yīng)付帳子系統(tǒng)登記一筆應(yīng)付款記錄，并有暫估標(biāo)記，同時(shí)產(chǎn)生暫估憑證：
借：原材料
其他應(yīng)收款：暫估進(jìn)項(xiàng)稅
貸：應(yīng)付帳款——暫估
下月初，將上月“暫估入帳”沖回，產(chǎn)生紅沖憑證，此時(shí)應(yīng)付帳子系統(tǒng)記入一筆紅沖金額，將上月“暫估入帳”數(shù)據(jù)沖回，子系統(tǒng)中入庫(kù)單的“暫估”標(biāo)記消失，處于未編制憑證狀態(tài)，材料子系統(tǒng)數(shù)量、金額不變。
采用這種材料“暫估入帳”法一方面保證了月末總帳和子系統(tǒng)帳的完全一致，同時(shí)材料子系統(tǒng)帳始終和倉(cāng)庫(kù)實(shí)物數(shù)據(jù)一致，應(yīng)付帳子系統(tǒng)明細(xì)帳能夠反映材料到貨和發(fā)票到達(dá)的實(shí)際情況，更重要的是暫估入帳材料的“暫估”價(jià)格其實(shí)就是采購(gòu)實(shí)價(jià)，據(jù)此計(jì)算的生產(chǎn)成本是完全正確的。
值得注意的是，不管采取何種“暫估入帳”法，發(fā)票單據(jù)是必需及時(shí)交到財(cái)務(wù)部來(lái)辦理帳務(wù)手續(xù)的，本人在實(shí)踐中是采用了考核機(jī)制來(lái)保證發(fā)票單據(jù)的及時(shí)性。
